2019年1月17日 星期四

做好交接工作 完美轉身


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2019/01/16 第378期 訂閱/退訂看歷史報份直接訂閱
編輯小語 離職是一項藝術
封面故事 做好交接工作 完美轉身
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離職是一項藝術
找到新工作固然欣喜,但如何規劃離職更是重要,包括離職的洽當時機、提出離職最適宜的方式、離開前該做好的準備等,每個環節做好處理,才能完美轉身,兼顧人情義理。
做好交接工作 完美轉身
撰文◎劉紋豪
離職時,切記要做到好聚好散,將一切打點好後,再完美下台
  所有上班族在各自職涯規劃中,多少會遇到轉任新職機會,找到新工作固然欣喜,但更重要地是,該如何完美的離職,不只是一項挑戰,更是要好好琢磨的人生課題。

  離職是一項藝術,以職場來說,上台是一門技術,下台更需要功夫,各項細節都須好好打點,才能兼顧人情及禮節。因為離職不是只是自己的事,更會影響到主管、老闆,更甚是整個團隊的氣氛。

掌握離職時機點 並好好規劃離職

  談到離職,就得先談談適合離職的時機點,亞太區獵才顧問Sherry(江湖人稱S姐)就提醒,「當你覺得每天度日如年時,就適合規劃離職;離職是需要規劃的,不可以隨便離職,這件事非常重要。」

  究竟何時才適合離職?Sherry建議,「假設用Q1、Q2來看,都在12月,原因是倘若那個時候尚未看好工作或是隔年1月再找,好的職缺都被找走了,所以重點轉職期是在這個時候。」

  最不建議的離職時機,是5、6月,Sherry解釋,原因在於那個時候每一間公司的HR都很辛苦,忙於校園招募事務,當他們急於找新人時,許多部門同時也會需要新的人手幫忙。所以,如果此時走,不只主管會缺人,HR也會超辛苦。

離職理由因人而異 要不傷和氣收場

  假設要離職, 一定會先跟主管當面溝通,切勿以mail的方式告知,因為只要一發出離職信,不只未給主管留情面,也代表不留下任何商議空間,一切將成定局。最好的作法是,在仔細溝通後,讓主管有思考時間,一星期後再一起想如何將之後的事做好。

  而提出離職時,總會被問到理由,大致來說,不外乎是以個人生涯及家人因素為主,但無論為何,其最重要在於不傷彼此和氣、能完美收場為大原則。而其中又以家人因素最難拒絕,比如家中有一些事情需要返鄉幫忙,或是家人健康出問題,主管都應會體諒並祝福,不會太過刁難。

  假若是因個人生涯規劃,找到下一份工作,有時據實以告反而是好事,Sherry就說,可以委婉和主管溝通,「因為我現在沒有發展空間,我也幫主管想過了,怎麼升我都不對,談加薪也很辛苦,所以打算讓自己休息一陣子,找下一份機會,如果你需要我,我願意幫忙。」相信主管都能明白,瞭解箇中含義。

新工作細節 不須詳細告知

  當主管問及新工作職務或新公司名稱,是否須要吐實?如果是競爭對手,就完全不能講實話,如果非競爭對手,Sherry還是不建議,讓主管或老闆知道下一份工作的細節,包括薪水,「薪水不要提,這是大忌」。

  因為老闆可能會以加薪為由慰留你,一旦選擇留下,後來又離職,這就是不智的行為,「即使你願意留下來,主管大概不會再給你太多資源,會認為你只是為了這些錢而留下。」所以,如果你離意甚堅,不會因任何慰留而動搖,可以向主管說明,等到新公司較為穩定、新工作上手後再行告知。

  但如果遇到主管強力慰留,Sherry解析,要先思考主管慰留你的原因,並幫主管想好之後的備案。讓主管知悉你手上所負責的工作事項,在離職前會把交接做好,甚至要讓主管安心,可將離職期拉長到一個半到兩個月,放大彼此空間,如此主管會認為你有替他著想,是有同理心的。

  如果提離職的過程沒有很圓滿, 和主管或老闆發生衝突,口出惡言,甚至被威脅,其處理方式,Sherry認為,就是感恩,並保持冷靜,誠懇說道,「很感謝公司長久以來的培養,你說的話我會好好思考,但是我們有各自要走的路,如果有需要幫忙,我會盡能力挺你。」要給彼此台階下,對幹沒有好處。有衝突發生時,要記住「言多必失,話多不如話少」。

顧及被交接者感受 要具備同理心

  當離職提出並順利被主管接受後,如何做好離職前準備,這更為重要!「把該交接的工作事項做好,這是最基本的。但做好不是只是單純把它文件化,而是讓別人可以複製你,這件事很重要。」Sherry接續說明,如果你的工作事項有一到十,不一定有人可以完全複製,此時可以分配給不同人進行交接,「不只是文件化,要做對的交接。」Sherry剴切表示。

  然後,不要影響整個組織的氣氛。如果確定要離職,和主管溝通談好後,宜低調行事,也不需要特別告知其他同事,因為會讓整體氛圍變得很怪。Sherry打個比方,有些人很白目,會通知客戶何時要離職,及交接的同事為何,聽在同事耳裡,自然不是滋味,心裡更不好受,只覺得工作量又加重。

  而在交接時, 也要顧及被交接者的感受,及讓對方明白你的誠意。例如,他本來工作事項有ABC,現在多了D,要去分析從額外增加的工作事項中,能夠學到什麼,「他本來做ABC,現在可以做ABCD,證明他能坐我這個位置,給他可以成長的空間,及更多人看到他的舞台。」要把自身負責的事情做成可取代性,並把球做給被交接的同事,這就是很完美的離職。

  如果離職後,遇到前同事詢問工作相關事情,你可以禮貌性回答,該如何處理,以及可以詢問哪位同事,同時也要告知那位同事此件事情,再麻煩他們互相交流,「要做足兩邊的人情,這是一門很深的功課。」Sherry說。

  幾點禁忌勿觸犯 下班後擴展自身才能此外,Sherry也懇切提醒,離職時有些禁忌是不可觸犯的,她舉例,1.越級報告,跳過主管,直接將離職信寄給老闆或是人事,這會造成決裂性的結果,因為如此不只未給主管留情面,等於在主管背後再捅一刀。2.不進公司,未交代隻字片語,人就消失了,Sherry直言,這是最恐怖的行為。

  3.提離職後,像脫韁野馬開始擺爛,什麼事都不做,如此行為非但不負責任,落人口實外,如果面對企業人資管理者對面試者的「員工背景查核」,可能會留下不好印象。4.千萬不要帶走公司機密文件或客戶資料,以免觸犯法律。

  最後,最近瀰漫一股斜槓風,為培養自身專業外的其他才能,Sherry建議距離職期前的下班時間,可以去參加兩個左右的活動,其一是進修,其二是興趣;她進一步說明,進修是把自身專業再進化,例如她之前就去進修心理學相關課程,因為工作必須常接觸到人。

  另一個活動,則是參加讀書會,也因此她認識了一些部落客,覺得自己能力不足及意識到該改變的時候,她才開始撰寫職場主題的文章,也慢慢寫出興趣,開始有演講邀約,及成為雜誌專欄作者。

-更多精采文章請見12/01月號(481期)Career職場情報誌-

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